Administratief medewerker poolsecretariaat

Ben jij onze administratief medewerker die uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo'n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

Binnen de werking van de faculteit Geneeskunde en Farmacie (GF) maak je deel uit van een poolsecretariaat dat voor de gebouwen D en E van de faculteit GF instaat voor de algemene administratieve en logistieke taken, onderwijsondersteunende taken en onderzoeksondersteunende taken. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de administratief coördinator van het poolsecretariaat en werk je nauw samen met het academisch personeel van de faculteit.
Hier is een greep uit jouw takenpakket:

Algemene administratieve en logistieke taken:

• Ondersteuning van het academisch personeel m.b.t. de financiële administratie.
• Behandelen en opvolgen van personeelsdossiers in het digitale HR-platform TEO (opleiding wordt voorzien).
• Briefwisseling intern en extern.
• Dienstverlening en informatieverstrekking aan balie en telefoon, mailing, klassement, bestellingen, aankoop en beheer kantoormateriaal, organisatie en voorbereiding vergaderingen.
• Postbedeling en logistieke ondersteuning bij leveringen.

Onderwijsondersteunende taken:

• Praktische organisatie van examens, opvolgen cursusmateriaal en plaatsen van aankondigingen op het leerplatform in functie van noden voor docenten betrokken bij onderwijs.
• Opstellen interne uurroosters en uurroostertemplates.
• Administratieve ondersteuning bij de organisatie van opleidingsgebonden events.
• Administratieve verwerking en organisatie van masterproeven.

Onderzoeksondersteunende taken:

• Administratieve ondersteuning van de verschillende onderzoeken (vb.versturen documenten, archiveren materiaal, input van gegevens, layouten van documenten, organisatie congressen, ...).
• Klassement documenten i.v.m. doctoraatsonderzoeken, in samenwerking met de directeur doctoral school health sciences and medicine.
• Op vraag van specifiek project bestellingen uitvoeren (interne of externe partners), leveringen ontvangen en correct stockeren, organisatie dienstreizen via reisbureau VUB.
• Ondersteuning van de gedelegeerde onderwijsadministratie: praktische organisatie van examens, opvolgen cursusmateriaal en plaatsen van aankondigingen op het leerplatform in functie van noden voor docenten betrokken bij onderwijs.

Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring;
• Je bent sterk in administratieve verwerking en beschikt over bijzondere communicatievaardigheden, mondeling en schriftelijk, zowel in het Engels als in het Nederlands;
• Je bent flexibel;
• Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint);
• Je houdt ervan om puzzels op te lossen. Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige manier;
• Je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig met oog voor detail;
• Klantgerichtheid is voor jou een essentieel begrip;
• Je gaat steeds discreet en integer tewerk;
• Je neemt graag initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
• Je bent een problem solver; je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen;
• Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening;

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 3, 4 of 5. Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Ge nteresseerd?

Stel je dan kandidaat vóór 05/08/2024 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland tussen 07/08 en 16/08 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de laatste week van augustus en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Stap 4: Een gesprek op de campus van Jette op dinsdag 03/09/2024 (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Yasmina Essam via yasmina.essam@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega's.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

Personeelsformatie: Werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Geneeskunde en Farmacie

Omvang: 1

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3-4-5

Wijze van begeven: Werving

SOLLICITEREN