Voor de Apotheek,

Een Administratief en logistiek coördinator (m/v/x)

Voltijds contract (38u/week) voor onbepaalde duur

Eerst kort over ons:

Met de focus gericht op de patiënten en hun behoeften, stellen de Iris Ziekenhuizen Zuid (verspreid over 4 gemeenten in het zuiden van Brussel) en hun 2500 medewerkers, alles in het werk om de ganse bevolking van Brussel en omstreken doelgerichte en kwalitatieve zorgen en een multidisciplinaire aanpak aan te bieden, dit alles met behoud van onze waarde van buurtziekenhuis.

Onze apotheek is verspreid over 2 hoofdcampussen en 1 antenne en bestaat uit een team van 46 medewerkers, inclusief de adjunct-hoofdapothekers, apothekers, apotheekassistenten, medewerkers voor de implantaten, administratieve assistenten en magazijniers.

Onze missies omvatten het bevoorraden, bereiden, verdelen en veilig beheren van farmaceutische producten, evenals het optimaliseren van de farmacotherapie voor patiënten en het bevorderen van het rationele gebruik van farmaceutische producten binnen onze instelling.

Als Administratief en logistieke beheerder, onder leiding van de Apotheker-Diensthoofd, speelt u een essentiële rol in de goede financiële, administratieve en logistieke werking van de apotheek.

U leidt een team van administratieve medewerkers om een kwalitatieve dienstverlening te garanderen in overeenstemming met de geldende reglementen en de door de directie vastgestelde normen.

Uw takenpakket omvat:

Financieel beheer in samenwerking met de diensten van de Financiële directie:

Actief deelnemen aan de opmaak en opvolging van de begroting van de apotheek. Dit omvat onder andere het overmaken van informatie over inkomsten en kosten van farmaceutische producten, FTE's en investeringen.
Opvolging van de inkomsten en uitgaven per categorie van farmaceutische producten in brede zin, volgens een afsluitingsschema van de instelling (maandelijks/trimestrieel).
Bijdragen aan het algemene financiële beheer van de apotheek, onder meer:
- Stockbeheer
- Validering van leveranciersfacturen (inclusief toepassing van overheidsopdrachten) en de opvolging van kortingen
- Interne facturatie
- Uitvoerige facturatie aan patiënten, inclusief de opvolging van het doorsturen van gegevens voor de facturatie en het beheer van afwijsregels, het naleven van de interne procedures en van de facturatietermijnen van de presteerders (voorschriften valideren, implantaten traceren, enz.)
- Transversale optimalisering van de inkomsten en uitgaven van farmaceutische producten voor alle diensten van het ziekenhuis
- Logistieke processen optimaliseren
- De catalogus van producten harmoniseren tussen de campussen

Toezicht houden op voorbereiding van de inventarissen, hier de nodige lessen uit trekken en beslissen over te nemen acties, evenals de apotheek vertegenwoordigen bij de bedrijfsrevisoren.
De Apotheker-Diensthoofd bijstaan in de keuze van farmaceutische producten voor gebruik in het ziekenhuis (analyses voor het MFC, CMM).

Operationeel beheer:

Erop toezien dat de taken van het team van administratieve medewerkers worden uitgevoerd.
Bijdragen aan de optimalisering van de processen van de apotheek en garant staan voor een efficiënt logistiek circuit.

Beheer van de Human resources:

Het kader en de planning van de medewerkers van de apotheek beheren en valideren, garant staan voor een billijke verdeling van het personeel teneinde de continu teit van de activiteiten van de dienst te waarborgen.
Proactief oplossen van verschillende personeelsgerelateerde problemen in nauwe samenwerking met het management van de apotheek en in overeenstemming met de vastgestelde procedures.
De leiding van de administratieve medewerkers verzekeren.
Ondersteuning bieden aan de apotheker-diensthoofd en aan de adjuncten-hoofdapothekers in de uitwerking en de verdeling van de rollen en verantwoordelijkheden van alle medewerkers van de apotheek en ervoor zorgen dat deze op alle niveaus worden gerespecteerd, om zo bij te dragen tot een harmonieuze en efficiënte werkdynamiek.
Actief bijdragen aan een gezonde werkomgeving door efficiënte werkprocessen te implementeren en een open en constructieve communicatie binnen het team te bevorderen.

Sturing en reporting:

Een set van prestatie-indicatoren voor het management van de apotheek uitwerken en produceren.
Bijdragen aan de uitwerking van de langetermijnstrategie van de apotheek in samenwerking met het management van de apotheek en in lijn met de institutionele strategie.

Uw opleiding en ervaring:

U heeft een universitair diploma.

U heeft ervaring in het ziekenhuismilieu en goede kennis van het farmaceutische sector.

U beheerst de wetgeving inzake overheidsopdrachten, financiële materies en logistieke processen. U beschikt over een uitstekende kennis van de vereiste IT-tools IT (bijvoorbeeld Excel).

U beheerst het Nederlands met goede kennis van de tweede landstaal.

U herkent zich in de meeste van deze competenties:

Uitgesproken zin voor organisatie en autonomie in het beheer van taken.
Doelgerichte en efficiënte beslissingen nemen vormt voor u geen enkel probleem.
Vertrouwd met cijfers met een stevige zin voor analyse en synthese.
Excellente competenties op het vlak van communicatie, respect en luistervaardigheid.
Sterke teamgeest waarbij samenwerking en het delen van kennis worden aangemoedigd.
Proactief met een uitgesproken zin voor initiatief en anticipatie.
Sociale en toezichthoudende vaardigheden om effectief leiding te geven.
Bewezen luister- en onderhandelingsvaardigheden met het oog op constructieve conflictoplossing.
Bekwaam om oorzaken van fouten te identificeren, onmiddellijke oplossingen te bieden en herhaling te voorkomen.

Een voltijds contract van onbepaalde duur.

Een reeks voordelen in het kader van het welzijn op het werk:

Een gepersonaliseerd inburgeringsparcours;
Een vormingsprogramma gedurende uw volledige loopbaan;
Mogelijkheid tot mobiliteit binnen het IRIS-netwerk;
Een aangename werksfeer met evenwicht tussen het privé- en beroepsleven;
Diensten in het kader van de levenskwaliteit op het werk (massagesessies gedurende de werkuren, enz.);
De mogelijkheid om deel uit te maken van een ziekenhuis dat het label "Ecodynamische Onderneming" heeft gekregen, een belangrijke erkenning van onze inzet voor kwaliteitszorg en duurzame praktijken.

Een hele reeks extralegale voordelen:

Een jaarlijkse premie en een attractiviteitspremie;
Een gemeenschappelijke sociale dienst die een reeks voordelen biedt (diverse premies, kortingen via benefits at work, vakantieverblijven aan aantrekkelijke prijzen, enz.);
Voorkeurtarieven in alle ziekenhuizen van het IRIS-netwerk (voor u, uw partner, uw kinderen en ouders ten laste);
Maaltijdcheques ter waarde van 7,30 euro;
Tussenkomst in de kosten van het openbaar vervoer: 100% MIVB en 80% NMBS, TEC en DE LIJN, en fietsvergoeding (0,27 cent/km),
Een tweetaligheidstoelage (onder voorbehoud van voorlegging van de Selor Art. 10 of 12). Mogelijkheid om gratis een taalcursus te volgen tijdens uw werkuren);
24 wettelijke verlofdagen en 5 extralegale verlofdagen (+ verschillende omstandigheidsverloven);
Een aanvullend pensioen via een groepsverzekering;
Een GSM met dataforfait.

SOLLICITEREN

Deze vacature melden