Management Assistant Vakgroep Biologie

Herken je jezelf helemaal in de woorden ondersteuning I aanspreekpunt I nauwkeurigheid?

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Met zo'n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De vakgroep Biologie aan de Vrije Universiteit Brussel verzorgt verschillende Biologie-opleidingen en verricht onderzoek op een internationaal vooraanstaand niveau. Ze bestaat uit twee subgroepen, Ecology, Evolution and Genetics en Wildness, Biodiversity and Ecosystems under Change. De groep bestaat uit een 13-tal professoren, een 70-tal onderzoekers, en 3 technische assistenten.

Ben jij onze volgende enthousiaste, ervaren Management Assistant, sterk in administratieve ondersteuning, geboeid door onderwijs en klaar voor een volgende stap in je loopbaan?

Als management assistant speel je een actieve en coördinerende rol binnen de vakgroep Biologie en ben je het centrale aanspreekpunt voor medewerkers en studenten. Je staat in nauw contact met andere secretariaten van opleidingen binnen en buiten de faculteit Wetenschappen en Bio-Ingenieurswetenschappen.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Je staat in voor de dagelijkse administratieve ondersteuning binnen de organisatie van het onderwijs en onderzoek van de vakgroep en zorgt voor een goed onthaal van studenten en onderzoekers.
• Je zorgt voor de logistieke ondersteuning van de organisatie van het onderwijs. Dit omvat de opmaak lessen- en examenroosters, leslokalenbeheer, studiereis, uitwisselingen, studentenadministratie, communicatie met studenten, communicatie met docenten binnen internationale onderwijssamenwerkingen, financiële administratie…
• Ondersteuning van de internationale onderwijssamenwerking: rapportering, financiële ondersteuning, en communicatie met partnerinstellingen.
• Administratieve ondersteuning: organisatie van bachelor- en masterthesisverdedigingen, de jaarlijkse posterpresentatie van de onderzoeksgroepen.
• Assistentie: invoeren van examenresultaten van studenten in de universiteitsdatabank.
• Je verwerkt dossiers en de ondersteuning van inschrijving van internationale studenten.
• Voorbereiden, het notuleren, en de opvolging van vergaderingen van de vakgroepsraad en de opleidingsraad.
• Je ondersteunt studenten bij vragen omtrent de samenstelling van het curriculum binnen de vereisten van de opleidingsprogramma's en ondersteunt bij de infodagen.

Administratieve ondersteuning van het onderzoek

• Aanvullen van de centrale VUB-database van onderzoeksresultaten.
• Logistieke, administratieve en inhoudelijke ondersteuning bij het voorbereiden en opvolgen van onderzoeksprojecten. Opmaak van projectvoorstellen en offertes, de ondersteuning van het projectmanagement, rapportage en financiële opvolging.
• Financiële administratie en planning.
• Logistieke en administratieve ondersteuning van workshops, symposia en projectvergaderingen.
• Coördineren en onderhouden van onderzoeksgerelateerde communicatie.
• Onderhouden van de website en andere social media.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

Wat verwachten wij van jou?

• Je behaalde een diploma bachelor binnen office management of een andere relevante richting, of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt een sterke affiniteit met het hoger of universitair onderwijslandschap.
• Je hebt sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Engels en Nederlands. Kennis van het Frans is een pluspunt.
• Microsoft 365 ken je als geen ander
• Je hebt ervaring met administratie en finance processen of bouwt deze graag op.
• Je kunt zowel autonoom als in teamverband effectief functioneren. Je bent een goede teamspeler die bijdraagt aan een positieve werkomgeving
• Je bent sterk in organisatie en hebt oog voor detail.
• Je kunt taken efficiënt plannen en uitvoeren en je werkt punctueel, nauwkeurig en ordelijk
• Je bent service-minded, met aandacht voor respectvolle communicatie en ruimte voor dynamisch en oplossingsgericht denken.
• Je hebt een pragmatische ingesteldheid en je zoekt actief mee naar oplossingen voor het optimaliseren van de werking.
• Affiniteit met praktische vaardigheden m.b.t. het onderwijs en onderzoek binnen het vakgebied Biologie, of bereidheid deze te ontwikkelen is een pluspunt.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4, graad 5 of graad 6. De salarisschalen kan je consulteren op onze website.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Ge nteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 26 juli via jobs.vub.be

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 29 juli en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 5 augustus in de namiddag en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Prof. dr. Luc Leyns via Luc.Leyns@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer annelies.jongert@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega's.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

Personeelsformatie: werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen

Omvang: 1

Functie: Management assistant

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving

SOLLICITEREN