Functie

Doel

Je staat in voor het accuraat beheer van alle administratieve gegevens van de procedure en het verblijf van de bewoners in het opvangcentrum met als doel hierover goede informatie te verstrekken en de capaciteitsbenutting te optimaliseren.

Context

Grimbergen is een kleinschalig centrum (100p), een ruim deel van de bewoners heeft een medisch profiel. Het centrum telt 27 personeelsleden. Deze personeelsleden hebben zeer diverse profielen en staan in voor de goede werking van het centrum: maatschappelijk werkers, opvoeders, onthaalmedewerkers, verpleegkundigen, begeleiders…. Het opvangcentrum voorziet immers niet alleen in de dagelijkse basisbehoeften (zoals onderdak, voedsel en kledij), verzoekers om internationale bescherming krijgen ook sociale, juridische en medische bijstand. Bovendien organiseert het centrum verschillende activiteiten en opleidingen zodat de bewoners hun tijd nuttig kunnen besteden. Als adjunct werk je binnen de stafdienst. (meer informatie over het centrum in kwestie vind je op www.fedasil.be).

Inhoud

• Je verzamelt, beheert en controleert gegevens over het verblijf en de procedurestand van de bewoners, je maakt gebruik van databases en werkt samen met interne en externe diensten.
• Je staat in voor de archivering van documenten en dossiers, u vraagt informatie op bij en bezorgt ze aan interne en externe diensten.
• Je beheert de instroom en uitstroom van bewoners op een ordelijke manier en beheert op een efficiënte manier de capaciteitsbezetting van het centrum.
• Op vraag van de directie en externe partners maakt u analyses en doet u opzoekingen over de opvangcapaciteit van het centrum. Je maakt statistieken en rapporten.
• Je beheert de gegevens met betrekking tot de NBMV en coördineert de transfers. Je neemt deel aan intern overleg en aan overleg met externe instanties.
• Je staat in voor de dagelijkse postverwerking en bedeling van de tickets aan de bewoners.

Jouw profiel

Je hebt bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep, zijn verschillende partners (Voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be).

Diploma en ervaring

• Je bent houder van een bachelor/graduaat diploma, bij voorkeur in een administratieve richting.
• Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in administratief beheer.
• Je hebt ervaring met het bemiddelen tussen verschillende personen of diensten.

Technische vaardigheden

Vereisten

• Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, Acces,…
• Je hebt voeling met/interesse in het werken met een kwetsbare multiculturele doelgroep.

Troeven

• Je hebt kennis over plaatsenbeheer en/of logistiek beheer.
• Je hebt kennis van het Engels en/of andere vreemde talen.

Algemene vaardigheden

• In team werken : Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.
• Klantgericht handelen : Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.
• Betrouwbaarheid tonen : Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.
• Zichzelf ontwikkelen : Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.
• Doelstellingen bereiken : Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.
• Informatie analyseren : Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
• Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.
• Ondersteunen: Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

Buitenlands diploma

Indien je het diploma vereist voor de functie in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg de website over gelijkstellingen van NARIC-Vlaanderen.

Kennis van het Nederlands

Je moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zo niet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands georganiseerd door Selor. Voor meer informatie, raadpleeg de website van Selor (www.werkenvoor.be).

• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Kopieerwerk verrichten
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

Type overeenkomst

• Een deeltijds (70%) contract van onbepaalde duur.
• Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar. De aangelegde werfreserve kan ook door andere opvangcentra gebruikt worden.
• Je wordt tewerkgesteld in uurcategorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Loon

• Je wordt aangeworven op het niveau B1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is.
• Het minimum maandsalaris bedraagt bruto bruto tussen € 2.913,67 en € 4.269,60 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.bosa.belgium.be.

Voordelen

• Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
• Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.
• Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.
• Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
• Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
• Valorisatie van nuttige werkervaring.
• Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren).
• Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Solliciteren

Polina Van Ussel
polina.vanussel@fedasil.be