Events Officer

Ben jij onze geboren regelaar met een hart voor studiekiezer? Kijk je uit naar een volgende stap in je loopbaan?
VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo'n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

We zoeken een nieuwe collega Events Officer om onze ambitieuze ploeg voor Marketing, Communicatie & Evenementen (MARCOM) van 35 medewerkers te versterken.

Een evenement aan VUB kan gaan van een lezing over een viering tot een groot congres. Dagelijks vinden er wel evenementen plaats.

Als Events Officer maak je deel uit van het team Event & Congress Services, je rol hierin is tweeledig.

Je bemant enerzijds voor het team de digitale Front Desk. Dat maakt van jou het eerste aanspreekpunt, de go to persoon voor de VUB-community waar ze met hun vragen terecht kunnen

• Je filtert de praktische vragen uit door ze zelf - in overleg met de lead van jouw team -op te lossen.
• Jouw job bestaat uit praktische ondersteuning ; planning, contacten leggen, je volgt dan bestellingen op, reserveert lokalen, voorziet de nodige catering en materialen. Je doet reservaties voor events, huur van voertuigen, hotelreservaties, ook externe bestellingen voor (huur van) materialen, meubilair of machines.
• Voor complexere vragen ga je verkennend gesprek aan om noden en wensen beter in kaart te brengen. Vervolgens maak jij hen wegwijs naar de juiste diensten (al dan niet intern bij MarCom), portfolio's of tools om hun evenement tot een succesvol resultaat te brengen binnen een VUB-branded kader.

Anderzijds maak je actief deel uit van het team als Event Manager met focus op Rekrutering. MarCom organiseert een resem rekruteringsevenementen doorheen het academiejaar, gericht op het doelpubliek van studiekiezers (met accent op STEM-richtingen).

• In samenspraak met jouw teamlead en in nauwe samenwerking met het team Marketing sta jij in voor de productie van evenementen zoals de infodagen, openlesdagen, STEM-verkenningsdagen, SID-ins etc.
• Je denkt actief mee hoe we deze events kunnen blijven vernieuwen, naar een volgend niveau tillen en zo gericht mogelijk het doelpubliek aanspreken.
• Je bent daarnaast ook verantwoordelijk voor het operationele draaiboek; locaties, faciliteiten, transport en levering van materialen en het aansturen van de ploeg collega's en jobstudenten op het evenement.
• Je ondersteunt je collega-event managers eveneens in de organisatie van de signature events (Academische Opening, Fellowship, Doctor Honoris Causa, Graduations…) en evenementen binnen het publieksprogramma (lezingen, workshops, book launches…).

Ben jij de persoon die we zoeken?

• Je hebt minstens een bachelor diploma in eventmanagement, marketing, communicatie (of gelijkwaardig door ervaring) met minimaal 3 jaar werkervaring.
• Je krijgt energie van actie ondernemen, mensen vooruit helpen en samenwerken met anderen op een oplossingsgerichte en creatieve manier
• Je bent organisatorisch sterk, zowel in het plannen, uitvoeren als opvolgen van taken met oog voor detail
• Administratief en praktisch werk schrikt je niet af
• Graag alle balletjes in de lucht houden en werken tegen deadlines is jouw tweede natuur
• Je bent flexibel ingesteld: je kunt je gemakkelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden en verschillende persoonlijkheden
• Je kunt goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint,...).
• Verder heb je sterke verbale en schriftelijke communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.
• Je beschikt over een rijbewijs B

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en neurodiversiteit.

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5 of graad 6 (de salarisschalen kan je hier raadplegen).

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Ge nteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 12 juli via jobs.vub.be

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht Deze staat gepland in de week van 15 juli en kan je thuis afleggen

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 18, 19, 29 of 30 juli (afhankelijk van beschikbaarheden) en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Marianne Cattoir via marianne.cattoir@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Annelies Jongert via annelies.jongert@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega's.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

SOLLICITEREN