Functie

Doel

Als polyvalent logistiek assistent ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning bij de organisatie van alle logistieke activiteiten op het hoofdkantoor, assisteer je bij de taken van het economaat (voorraadbeheer, distributie van kantoorbenodigdheden, etc.) en werk je aan het dagelijkse operationele management, inclusief receptiediensten.

Context

De dienst logistiek staat in voor het invullen van de door de centra en de diensten van Fedasil uitgedrukte materiële behoeften, met uitzondering van de behoeften met betrekking tot infrastructuur en informatie- en communicatietechnologie.

De dienst adviseert de directeur algemene diensten omtrent het beleid inzake de materiële middelen en zorgt voor de implementatie van de strategie en de operationele projecten inzake de materiële behoeften van het Agentschap.

De dienst logistiek bestaat uit een staf, een team materiaalbeheerders die alle centra en diensten ondersteunt, de logistieke cel van de hoofdzetel die specifiek instaat voor de dagelijkse logistieke ondersteuning van de diensten op de hoofdzetel, en de cel centraal stockbeheer die gevestigd is in Rotselaar. U maakt deel uit van het team materiaalbeheerders.

Inhoud

• U stelt verslagen, brieven, nota's en instructies op ter ondersteuning van de afdeling.
• U bereidt dossiers voor volgens de instructies en zorgt voor de follow-up.
• Je beheert de correspondentie, archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat deze gemakkelijk en snel beschikbaar zijn voor toekomstig gebruik. Je beheert de gegevens in de databases.
• Je zorgt voor een goede communicatie tussen de afdeling en andere interne en externe personen en afdelingen en beheert inkomende en uitgaande informatie op een gestructureerde manier.
• Je helpt bij het beheren van de agenda en planning, maakt afspraken en helpt bij het organiseren van vergaderingen.
• Je bent verantwoordelijk voor de bevoorrading en het voorraadbeheer; je volgt logistieke materiaalaanvragen op (kantoormateriaal, meubilair, enz.).
• U volgt het onderhoud van de technische uitrusting op.
• Je staat in voor kleine dringende technische herstellingen, alleen of in samenwerking met externe partners.
• Je reageert op logistieke verzoeken van andere afdelingen (ondersteuning).
• Je neemt deel aan het jaarlijkse veiligheidsactieplan in samenwerking met je leidinggevende/team.
• Je neemt deel aan en beheert de hygiëne van het gebouw in coördinatie met het schoonmaakteam.
• Je bezoekt dagelijks het gebouw om eventuele tekenen van niet-naleving op te sporen. Als onderdeel hiervan geef je informatie en onderneem je passende actie.

Jouw profiel

PROFIEL

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be.

Diploma en ervaring

• Geen diplomavereisten.
• Je hebt relevante eerste werkervaring op het gebied van technisch beheer van een gebouw, preventie/veiligheid op het werk.

Technische competenties

• Je bent vertrouwd met de basisprincipes van MS Office: Word, Excel, enz.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs type B.
• Je bent in het bezit van een BA4 certificaat.
• Je hebt een preventieopleiding gevolgd.

Generieke competenties

• Informatie BEHANDELEN: Zoeken, verwerken en correct weergeven van grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare termijn.
• Werk structureren: Structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.
• SERVICEGERICHT HANDELEN : Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
• IN TEAM WERKEN: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.

Extra troeven

• Je hebt kennis van het Frans (een andere taal is een pluspunt).
• Je hebt gewerkt in preventie/ technisch gebouwenbeheer.
• Je weet hoe je alleen en in teamverband moet werken.
• Je hebt assertieve communicatie- en luistervaardigheden.
• Je hebt kennis/ervaring met Fedasil.

• De verdeling van de opslagplaatsen op de site organiseren en het beheer opvolgen
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De opvolggegevens van de activiteiten registreren
  Afwijkingen vaststellen
• De ontvangst van bestellingen controleren
  De behandelingsvolgorde bepalen
• Bevoorradingsbehoeften bepalen en bestellingen uitvoeren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De logistieke activiteiten bij ontvangst, verzending en levering coördineren en controleren
• Het onderhoud van een opslagzone en het materieel controleren
• Interne of externe klanten informeren over de behandeling en opvolging van orders
• De bevoorrading organiseren en beheren (controle en opvolging van het verbruik, bestellingen, ...)
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

Type overeenkomst

• Een voltijds (38u) vervangingscontract. Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar.
• Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau NDA1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het maandsalaris bedraagt bruto tussen € 2.245,77 en €2857,84 (startsalaris op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag varieert in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.bosa.belgium.be

Voordelen

• 26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
• Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
• Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
• Valorisatie van nuttige werkervaring.
• Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
• Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Solliciteren

Hanna Bortier
Hanna.Bortier@fedasil.be