Functie

Ben jij een sterke administratieve kracht die snel en accuraat kan werken? Hou je ervan om deel uit te maken van een team ? Ben je flexibel en kan je snel schakelen naar onverwachte situaties ? Beschik je over voldoende sociale competenties om op een vriendelijke en correcte manier met onze interne en externe klanten om te gaan ? Kan je snel de nodige digitale specifieke competenties verwerven die nodig zijn om dit werk (zelfstandig) te kunnen doen?

Dan is deze vacature misschien wel iets voor jou. We zoeken een gedreven collega om in het administratieve team van de Academie aan de slag te gaan als administratief medewerkster/medewerker.

Je opdracht

De Academie maakt deel uit van de Dienst Ondersteuning en ondersteunt enerzijds onze eigen collega’s die een vormingsinitiatief willen realiseren en anderzijds onze leden (leidinggevenden, leraren, specifieke doelgroepen) die willen aansluiten bij onze initiatieven. Wij werken hiervoor samen met andere teams (logistiek, boekhouding, …) uit de Dienst Ondersteuning

Samen met je collega’s van de Academie bereid je de publicatie van onze vormingsinitiatieven voor en je volgt deze mee op.

Je communiceert op een verbindende manier over de initiatieven met onze leden en zoekt mee een oplossing voor hun vragen en bekommernissen.

Concreet bestaat je takenpakket uit

• de praktische organisatie en opvolging van onze initiatieven volgens onze afgesproken systemen en processen

o Je verwerft inzicht in het initiatief door veelvuldige communicatie met de initiatiefnemer telefonisch
en via mail

o Je bereidt de inschrijfpagina voor onze leden voor aan de hand van de aangeleverde informatie

o Je formaliseert alle contracten met de lesgevers

o Je onderhoudt de contacten met onze regionale medewerkers

o Je beheert de aanwezigheden en de in- en uitschrijvingen

o Je bereidt de facturatie voor ter ondersteuning van team financiën

o Je bent mee verantwoordelijk voor het aanmaken, verzenden en terugkoppelen van de evaluaties

• het maken van reservaties van leslokalen in onze verschillende regionale lesplaatsen en daarbuiten, het boeken van hotels voor meerdaagse initiatieven en congressen
• het behandelen van e-mails en telefonische oproepen ter ondersteuning van zowel onze eigen collega’s als van onze leden.
• andere administratieve taken die opgenomen moeten worden

Jouw profiel

Je profiel

Wil je de dienstverlening aan onze eigen medewerkers en onze scholen mee ondersteunen en deel uitmaken van ons team, dan verwachten wij dat je:

• een doorgedreven kennis van ICT-toepassingen zoals Word, Excel, MS-Teams, Zoom, Outlook hebt
• graag en snel met nieuwe toepassingen leert werken
• je correct in het Nederlands kan uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk
• zelfstandig en nauwkeurig werkt, hoge kwaliteitseisen stelt aan jezelf en voortdurend op zoek gaat naar kwaliteitsverbetering in je eigen werk
• houdt van menselijke contacten en communicatief bent
• een teamspeler bent
• flexibel kan omgaan met onverwachte situaties en vragen
• indien nodig en sporadisch ook buiten de werkuren ter beschikking staat voor dringende opdrachten
• bereid bent - volgens afspraak - deels in Brussel en deels via telewerk je werk te doen
• stressbestendig bent
• een stevig engagement voor de katholieke dialoogschool hebt
• de missie en visie van Katholiek Onderwijs Vlaanderen onderschrijft

Aanbod

Ons aanbod

Wij bieden een uitdagende functie met ruimte voor eigen initiatief in een professioneel en hecht team dat sterk verbonden is met het geheel van de organisatie. In functie van werkorganisatie hanteren wij een flexibel telewerkbeleid .

Een voltijdse aanstelling kan:

• Op contractuele basis

o een contract van onbepaalde duur

o een aantrekkelijk salaris aangevuld met extra legale voordelen zoals groepsverzekering, woon
werkvergoeding, tussenkomst in maaltijden

o een uitgebreid pakket vakantiedagen

• Via een detachering

o Een voltijdse detachering met behoud van het onderwijsstatuut; vaste benoeming en salaris.
Hiervoor is het aangewezen dat je vast benoemd bent in je school

Onze organisatie

Katholiek Onderwijs Vlaanderen is de netwerkorganisatie en ledenvereniging van de katholieke (hoge)scholen, internaten, centra en universiteit in Vlaanderen en Brussel. Wij vertegenwoordigen onze leden op diverse fora, komen op voor hun belangen en ondersteunen hen bij pedagogische, juridische, administratieve en bestuurlijke vragen. We begeleiden onze meer dan 2 400 onderwijsinstellingen bij de realisatie van het project van de katholieke dialoogschool en de verdere uitbouw van een kwaliteitsvol onderwijsaanbod. Katholiek Onderwijs Vlaanderen is de grootste onderwijsspeler in Vlaanderen en bezielt met haar pedagogisch project meer dan 935 000 kinderen, jongeren en volwassenen.

Katholiek Onderwijs Vlaanderen draagt met trots het logo van baanbrekende werkgever ! Als organisatie gaan we hiermee graag het engagement aan als werkgever om de mens centraal te stellen in ons beleid rond hybride werken en mobiliteit.

Solliciteren

Hilde Decaesstecker
025070766
hilde.decaesstecker@katholiekonderwijs.vlaanderen