Functie

Voor een bedrijf actief in renovatie regio Maldegem gaan we op zoek naar een gedreven Management Assistent .

Je takenpakket in een notendop;

• Als management assistent zorg je voor de dagelijkse ondersteuning van de directeur
• Je ondersteunt bij het opstellen van diverse documenten
• Je beheert de algemene mailbox en de agenda, waarbij je rekening houdt met prioritaire afspraken en deadlines
• Aannemingscontracten controleer je op basis van prijs en juridische voorwaarden
• Je staat in voor de controle van de facturen
• De inkomende post beheer en klasseer je
• Bij afwezigheid van de onthaalbediende fungeer je, samen met collega’s, als back-up voor het onthaal

Jouw profiel

Pas jij in het volgende plaatje?

• Je hebt ervaring als management assistent en beschikt over een bachelorsdiploma
• Je spreekt en schrijft zeer goed Nederlands en goed Frans
• Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden, je kan zelfstandig werken en bent proactief in jouw opvolging en agendabeheer
• Door je sterke administratieve skills kan je veel informatie verwerken en klasseren
• Je gaat discreet om met confidentiële informatie
• Ervaring met openbare aanbestedingen is een troef

• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• De activiteiten van een team coördineren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

Aanbod

Wat bieden zij jou?

• Een voltijdse vaste job (40 u/week) op kantoor in Adegem, er is geen home office mogelijk
• Je krijgt een marktconforme verloning aangevuld met een bedrijfswagen
• Je hebt recht op 20 vakantie dagen plus 12 ADV-dagen, die je in onderling overleg met de collega's vrij kan inplannen
• Je hebt een uitgebreide allround job die je zelf ook verder vorm kan geven
• Er wacht een plekje in een fijn team binnen een familiebedrijf op jou

Solliciteren

Nina Mestdagh
09 269 68 03
office.bamt@forumjobs.be